Annual Report 2019

097 載通國際控股有限公司 2019 年年報 企業管治報告 就關連交易進行票決 根據公司細則，董事必須申報他們在會議上擬討論的 任何交易、安排或其他事項中所持利益（如有）的性 質及程度。如董事在建議進行的交易中有利益衝突或 重大利益，則他們須就相關的決議案放棄投票。有關 利益申報將由公司秘書記錄於會議記錄中。凡會議表 決某決議案而某董事不得對該決議案表決時，該董事 不會被計算在該部分會議的法定人數內，但會被計算 在該會議所有其他部分的法定人數內。此舉有助減少 公司業務與個別董事的其他權益或任命之間可能出現 的潛在衝突。 獨立非執行董事連同其他董事會成員，須確保關連交 易屬本集團日常及一般業務過程，而其條款乃經過公 平磋商後按正常或更有利的商業條款訂立，屬公平合 理，並在符合本集團及本公司股東的整體利益下進 行。公司秘書有責任保證訂立的所有關連交易均符合 上市規則規定。於 2019 年，本公司訂立了三項持續 關連交易，詳情載於本年報第 91 至 93 頁。 董事會會議程序 董事會會議 董事會一般每隔一個月舉行一次全體會議，以商討重 大企業、策略及營運事宜，同時評估投資機會。會議 的舉行是按照載於公司細則內的程序及企業管治守則 所載的守則條文進行。董事會成員於每年年初均獲發 董事會常規會議的時間表，時間表的任何修訂須於會 議舉行前至少 14 天妥為通知各位董事。 董事會常規會議的議程由公司秘書整理，並由主席批 准。各位董事可將若干議題納入董事會會議的議程 內。召開董事會會議通知書在開會前一個月向各董事 發出，並附隨有關議程。詳細討論文件亦在會議 7 天 前傳閱，讓各位董事有足夠時間考慮將會討論的相關 事宜，以便作出符合公司最佳利益的決定。 在董事會會議上，高級管理人員及相關的公司行政人 員就集團各業務範疇的營運及財務表現向董事會匯 報。公司秘書負責編寫董事會會議的會議記錄草稿， 當中詳載董事會考慮過的事項及最終決定，以及董事 提出的任何關注或表達的異議，並把會議記錄草稿向 所有董事傳閱以聽取他們的意見。會議記錄草稿的最 終版本將於其後的會議上提呈董事會作正式採納，已 獲採納的會議記錄由公司秘書保存，並可供董事查 閱。